1. Ambito di applicazione
1.1 Oggetto e ambito di applicazione
Le presenti Condizioni generali di contratto disciplinano tutti i rapporti contrattuali tra:
re_wards
Hintere Gasse 164, 39049 Val di Vizze (BZ), Italia
(di seguito «re_wards»)
e la rispettiva controparte contrattuale (di seguito «Hotel», «Cliente» o «Partner alberghiero»).
re_wards e il Partner alberghiero sono congiuntamente denominati le «Parti» e, singolarmente, la «Parte».
Le presenti Condizioni generali di contratto si applicano a tutti i servizi prestati da re_wards in relazione alla messa a disposizione della piattaforma cloud re_wards, inclusi tutti i moduli software, le applicazioni, le interfacce, i servizi di assistenza e le ulteriori prestazioni concordate.
1.2 Rapporti tra professionisti (B2B)
I servizi di re_wards sono rivolti esclusivamente a operatori economici, strutture ricettive e persone giuridiche che agiscono nell'ambito della propria attività professionale o imprenditoriale. È esclusa la conclusione di contratti con consumatori.
1.3 Documenti contrattuali
Il contratto è composto dai seguenti documenti, in ordine di prevalenza:
1. Accordi individuali espressamente contenuti nell'offerta o separatamente concordati per iscritto da entrambe le Parti.
2. Offerta o modulo d'ordine accettato da entrambe le Parti.
3. Eventuale accordo in materia di protezione dei dati personali (DPA o accordo ai sensi dell'art. 26 GDPR), limitatamente alle materie ivi disciplinate.
4. Presenti Condizioni generali di contratto, comprese le disposizioni relative alla disponibilità del servizio e all'assistenza.
Non è previsto un Service Level Agreement (SLA) separato, salvo espressa previsione nell'offerta. Restano ferme le norme inderogabili. In caso di contrasto prevale la disposizione speciale per la materia specificamente regolata.
1.4 Condizioni difformi
Le condizioni generali del Partner alberghiero, difformi o integrative rispetto alle presenti, non trovano applicazione, anche qualora re_wards non vi si opponga espressamente. Esse diventano parte integrante del contratto soltanto in caso di espressa accettazione di re_wards in forma scritta, anche mediante comunicazione elettronica ove consentito dalla legge.
1.5 Modifiche e integrazioni
Accordi accessori, integrazioni e modifiche del contratto devono risultare da una comunicazione in forma scritta, salvo che la legge prescriva una forma più rigorosa. I contratti conclusi con modalità elettroniche e le firme elettroniche sono validi nei limiti previsti dalla normativa applicabile.
1.6 Normativa applicabile
Per quanto non espressamente disciplinato dalle presenti Condizioni generali di contratto, si applicano le disposizioni di legge italiane vigenti.
2. Definizioni
Ai fini delle presenti Condizioni generali di contratto, i termini di seguito indicati hanno il significato specificato:
• Amministratore: persona designata dall'Hotel con privilegi di accesso avanzati alla Piattaforma.
• API: interfaccia di programmazione che consente la comunicazione automatizzata tra la Piattaforma re_wards e sistemi di terzi.
• App: applicazione messa a disposizione da re_wards per gli iscritti al rispettivo programma fedeltà.
• Cashback: vantaggio fedeltà definito dall'Hotel, che può essere accreditato agli Iscritti in base alle regole del relativo programma.
• Dashboard: area riservata per l'amministrazione della Piattaforma.
• Utente finale: persona fisica che partecipa al programma fedeltà dell'Hotel.
• Ospite: persona fisica che usufruisce dei servizi dell'Hotel.
• Hotel: controparte contrattuale di re_wards.
• Programma dell'Hotel: programma fedeltà personalizzato dell'Hotel, gestito tramite la Piattaforma re_wards.
• Iscritto: partecipante registrato a un Programma dell'Hotel.
• Onboarding: attività di configurazione tecnica e organizzativa iniziale della Piattaforma.
• Piattaforma: piattaforma fedeltà cloud di re_wards, comprendente Dashboard, App, API, interfacce, hosting, banca dati e tutte le funzionalità messe a disposizione.
• PMS: Property Management System o analogo sistema gestionale alberghiero.
• Premi: prestazioni o vantaggi definiti dall'Hotel e offerti agli Iscritti nell'ambito del programma fedeltà.
• Software: tutte le applicazioni, i moduli, i componenti e le funzionalità messi a disposizione da re_wards.
• Assistenza: supporto fornito da re_wards al Partner alberghiero nei limiti delle prestazioni concordate.
• Programma fedeltà: programma digitale di fidelizzazione della clientela gestito dall'Hotel tramite la Piattaforma re_wards.
• Aggiornamento: intervento di correzione di errori, aggiornamento di sicurezza o sviluppo funzionale della Piattaforma.
3. Conclusione del contratto
3.1 Offerta
Le offerte di re_wards sono indicative e non vincolanti, salvo che siano espressamente qualificate come vincolanti.
3.2 Perfezionamento del contratto
Il contratto si perfeziona con la sottoscrizione dell'offerta da parte di entrambe le Parti oppure mediante accettazione elettronica giuridicamente valida. Può essere utilizzato un servizio idoneo di firma elettronica. Le clausole che richiedono specifica approvazione per iscritto ai sensi degli artt. 1341, comma 2, e 1342 del Codice civile sono soggette a distinta accettazione nelle forme previste dalla legge.
3.3 Inizio dell'erogazione dei servizi
Il contratto e il periodo contrattuale a pagamento decorrono dalla sottoscrizione di entrambe le Parti, indipendentemente dalla data del successivo avvio operativo (go-live). Le attività di configurazione tecnica iniziano dopo la ricezione delle informazioni e delle credenziali necessarie per l'onboarding. Una data vincolante di go-live è dovuta solo se espressamente prevista nell'offerta. I ritardi derivanti da mancata collaborazione del Partner alberghiero o da circostanze non imputabili a re_wards comportano un congruo adeguamento dei termini tecnici concordati, fatti salvi i diritti inderogabili del Cliente.
3.4 Comunicazioni elettroniche
Le Parti riconoscono efficacia vincolante alle comunicazioni via e-mail e ai servizi di firma elettronica, nei limiti consentiti dalla legge.
4. Oggetto del contratto
4.1 Prestazione principale
re_wards mette a disposizione dell'Hotel una soluzione Software as a Service (SaaS) basata su cloud. La Piattaforma è destinata alla gestione e al funzionamento di programmi fedeltà digitali per gli ospiti dell'Hotel.
4.2 Servizi inclusi
Le prestazioni concretamente concordate risultano dalla rispettiva offerta o dal modulo d'ordine. A seconda del pacchetto contrattualmente previsto, la Piattaforma può comprendere, in particolare:
• gestione degli Iscritti;
• gestione dei punti e del cashback;
• gestione dei Premi;
• gestione di utenti e autorizzazioni;
• report e statistiche;
• portale ospiti;
• applicazione mobile;
• interfacce API;
• integrazioni con PMS;
• hosting;
• backup dei dati;
• aggiornamenti software;
• correzione di errori;
• assistenza standard.
4.3 Modello SaaS
Il Software viene fornito esclusivamente come applicazione cloud. Salvo diverso accordo, re_wards non è tenuta a consegnare il codice sorgente né a installare il Software sui sistemi del Partner alberghiero.
4.4 Evoluzione del prodotto
re_wards sviluppa e aggiorna costantemente la Piattaforma. Al fine di migliorarne sicurezza, stabilità, facilità d'uso o funzionalità, re_wards può modificare, ampliare o dismettere singole funzioni, a condizione che non ne risultino significativamente compromesse le funzionalità essenziali previste dal contratto.
4.5 Esclusione della garanzia di risultati economici
L'obbligazione di re_wards consiste esclusivamente nel mettere a disposizione la Piattaforma secondo le condizioni contrattualmente concordate. re_wards non garantisce il raggiungimento di specifici risultati economici, quali un determinato numero di registrazioni, prenotazioni dirette, prenotazioni ripetute, incrementi di fatturato, Iscritti o riscatti dei Premi.
4.6 Prestazioni escluse
Salvo espresso accordo scritto, non sono comprese nel contratto, in particolare, le seguenti prestazioni:
• sviluppi software personalizzati;
• programmazioni su misura per il Cliente;
• interventi in loco;
• migrazioni dei dati oltre l'ambito concordato;
• consulenze individuali;
• campagne di marketing;
• progettazione grafica;
• creazione di contenuti;
• servizi di terzi;
• corsi di formazione ulteriori rispetto all'Onboarding concordato;
• consulenza legale o fiscale.
5. Onboarding e implementazione
5.1 Finalità dell'Onboarding
Dopo la conclusione del contratto, re_wards assiste il Partner alberghiero nella configurazione iniziale della Piattaforma. L'Onboarding è finalizzato a rendere operative le funzionalità concordate, in conformità ai servizi acquistati.
5.2 Attività comprese nell'Onboarding
Salvo diverso accordo, l'Onboarding comprende, in particolare:
• attivazione del Programma dell'Hotel;
• configurazioni di base della Piattaforma;
• creazione degli utenti amministratori;
• configurazione delle principali impostazioni del programma;
• supporto nell'integrazione dei sistemi esistenti;
• configurazione delle interfacce concordate;
• formazione standard tramite videoconferenza o analoga assistenza da remoto;
• supporto fino all'avvio operativo (go-live).
5.3 Obblighi di collaborazione durante l'Onboarding
Il Partner alberghiero si impegna a fornire in modo completo e tempestivo tutte le informazioni necessarie per l'attivazione, tra cui, in particolare:
• dati identificativi dell'Hotel;
• referenti;
• credenziali di accesso a servizi di terzi, se necessarie;
• informazioni sui PMS esistenti;
• loghi, immagini e contenuti, ove compresi nella configurazione;
• indicazioni sul programma fedeltà desiderato;
• approvazioni e riscontri entro termini ragionevoli.
I ritardi dovuti alla mancata collaborazione comportano una corrispondente proroga dei termini di progetto concordati.
5.4 Avvio operativo (go-live)
L'Onboarding si considera concluso non appena:
• la Piattaforma può essere utilizzata in ambiente operativo;
• il Partner alberghiero autorizza l'avvio dell'utilizzo operativo; oppure
• il Partner alberghiero utilizza effettivamente la Piattaforma in ambiente operativo.
Dopo il go-live si applicano i servizi di assistenza e supporto concordati.
6. Interfacce e fornitori terzi
6.1 Disposizioni generali
La Piattaforma può essere collegata a soluzioni software di terzi, tra cui, in particolare, PMS, channel manager, sistemi di prenotazione, prestatori di servizi di pagamento e altri sistemi tecnici.
6.2 Fornitori terzi
Il funzionamento delle singole integrazioni dipende dai rispettivi fornitori terzi. re_wards non ha alcun controllo su:
• modifiche alle API;
• modifiche dei requisiti tecnici;
• limitazioni dei servizi;
• variazioni dei prezzi;
• modifiche dei prodotti;
• cessazione di singoli servizi;
introdotte dai fornitori terzi.
6.3 Esclusione di garanzia per prestazioni di terzi
Le prestazioni, i prodotti e i servizi di terzi non rientrano tra le prestazioni di re_wards. re_wards non presta alcuna garanzia in merito alla loro disponibilità, funzionalità o evoluzione.
6.4 Modifiche alle interfacce
Qualora siano necessarie modifiche tecniche per mantenere il funzionamento delle integrazioni, re_wards può adeguare le interfacce di conseguenza. Eventuali prestazioni aggiuntive rilevanti che ne derivino saranno effettuate soltanto previo accordo con il Partner alberghiero.
6.5 Costi di terzi
Salvo diverso accordo espresso, canoni di licenza, costi di utilizzo e altri corrispettivi richiesti da fornitori terzi non sono inclusi nel compenso dovuto a re_wards.
7. Obblighi di collaborazione del Partner alberghiero
7.1 Collaborazione generale
Il Partner alberghiero si impegna a svolgere tutte le attività di collaborazione necessarie alla corretta esecuzione del contratto.
7.2 Referenti
Il Partner alberghiero indica almeno un referente operativo e un referente tecnico. Qualsiasi modifica dei referenti deve essere comunicata tempestivamente a re_wards.
7.3 Fornitura dei dati
Il Partner alberghiero mette a disposizione, in modo completo, corretto e tempestivo, tutti i dati necessari all'erogazione dei servizi, tra cui, in particolare:
• informazioni sull'Hotel;
• contenuti;
• immagini;
• Premi;
• valori dei punti;
• regole del cashback;
• dati del PMS;
• informazioni sugli utenti.
7.4 Liceità dei dati
Il Partner alberghiero garantisce che tutti i dati trasmessi a re_wards siano stati raccolti lecitamente e possano essere trattati in conformità alla normativa applicabile. In particolare, il Partner alberghiero assicura che siano stati acquisiti gli eventuali consensi necessari degli ospiti o che sussista un'altra idonea base giuridica per il trattamento dei dati personali.
7.5 Comunicazione delle modifiche
Le modifiche riguardanti:
• sistemi PMS;
• API;
• dati identificativi dell'Hotel;
• referenti;
• domini;
• indirizzi e-mail;
• altri requisiti tecnici;
devono essere comunicate senza indugio a re_wards.
7.6 Credenziali di accesso
Il Partner alberghiero è tenuto a custodire con riservatezza le credenziali di accesso e a proteggerle da accessi non autorizzati. Le credenziali possono essere messe a disposizione esclusivamente di personale autorizzato.
7.7 Formazione del personale
Il Partner alberghiero assicura che il proprio personale utilizzi la Piattaforma esclusivamente in conformità alla documentazione e al materiale formativo forniti.
8. Diritti di utilizzo
8.1 Concessione dei diritti di utilizzo
Per tutta la durata del contratto, al Partner alberghiero viene concesso un diritto di utilizzo della Piattaforma non esclusivo, non trasferibile e non sublicenziabile, nei limiti contrattualmente concordati.
8.2 Limitazione delle finalità d'uso
La Piattaforma può essere utilizzata esclusivamente per l'attività imprenditoriale del Partner alberghiero. Salvo diverso accordo scritto, sono vietati l'utilizzo a favore di terzi e la fornitura del servizio ad altre imprese.
8.3 Limitazioni
In particolare, il Partner alberghiero non è autorizzato a:
• riprodurre il Software;
• concederlo in locazione;
• venderlo;
• concederlo in sublicenza;
• renderlo accessibile al pubblico;
• decompilarlo;
• effettuare attività di ingegneria inversa (reverse engineering);
• ricavarne il codice sorgente;
• aggirare le misure tecniche di protezione;
fatti salvi gli utilizzi inderogabilmente consentiti dalla legge.
8.4 Account amministratore
Il Partner alberghiero è responsabile di tutte le attività effettuate tramite i propri account amministratore.
9. Proprietà intellettuale
Tutti i diritti sulla Piattaforma rimangono di esclusiva titolarità di re_wards o dei rispettivi aventi diritto. Ciò riguarda, in particolare:
• Software;
• codice sorgente;
• banche dati;
• algoritmi;
• interfacce utente;
• design;
• marchi;
• loghi;
• documentazione;
• concetti e progetti;
• elaborazioni e analisi;
• ulteriori contenuti.
Il contratto non comporta alcun trasferimento di diritti di proprietà.
10. Contenuti del Partner alberghiero
10.1 Titolarità dei contenuti
Tutti i contenuti messi a disposizione dal Partner alberghiero rimangono di sua titolarità. Rientrano tra questi, in particolare:
• loghi;
• immagini;
• testi;
• Premi;
• informazioni sull'Hotel;
• marchi;
• materiale pubblicitario.
10.2 Diritto di utilizzo
Per la durata del contratto, il Partner alberghiero concede a re_wards un diritto di utilizzo non esclusivo dei contenuti forniti, nella misura necessaria all'esecuzione del contratto.
10.3 Responsabilità
Il Partner alberghiero garantisce che i contenuti forniti non violino diritti di terzi e possano essere utilizzati lecitamente. Il Partner alberghiero si impegna a tenere indenne e manlevare re_wards da pretese di terzi derivanti dalla messa a disposizione illecita di tali contenuti.
11. Utilizzo del Partner alberghiero come referenza
Durante la durata del contratto, re_wards può indicare il Partner alberghiero tra i propri clienti di riferimento. A tal fine, può utilizzare, in particolare:
• il nome dell'Hotel;
• il logo aziendale;
• il sito internet;
• una breve descrizione della collaborazione;
per finalità di marketing e vendita. Ulteriori pubblicazioni, in particolare casi di studio approfonditi o comunicati stampa congiunti, saranno effettuate esclusivamente previo accordo con il Partner alberghiero. Il Partner alberghiero può opporsi in qualsiasi momento all'utilizzo come referenza, per giustificato motivo e con effetto per il futuro.
12. Hosting, gestione e sicurezza dei dati
12.1 Servizio cloud
La Piattaforma re_wards viene gestita come soluzione Software as a Service (SaaS) basata su cloud. L'accesso avviene tramite Internet. Salvo diverso accordo, l'installazione sui sistemi del Partner alberghiero non è compresa nel contratto.
12.2 Hosting
re_wards gestisce la Piattaforma direttamente oppure tramite fornitori di servizi di hosting e cloud accuratamente selezionati. re_wards può sostituire tali fornitori in qualsiasi momento, purché ciò non comporti un peggioramento sostanziale delle prestazioni contrattualmente concordate.
12.3 Backup dei dati
re_wards effettua backup periodici dei dati della Piattaforma, nella misura necessaria a garantirne il funzionamento sicuro. I backup sono destinati al ripristino del sistema in caso di malfunzionamento e non costituiscono un servizio di archiviazione documentale per il Partner alberghiero. Il Partner alberghiero resta responsabile della conservazione della propria documentazione nei casi previsti dalla legge.
12.4 Misure di sicurezza
re_wards adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere la Piattaforma da accessi non autorizzati, perdita di dati e altri rischi di sicurezza. Tali misure possono comprendere, in particolare:
• trasmissione cifrata dei dati;
• autorizzazioni di accesso basate sui ruoli;
• controlli degli accessi;
• aggiornamenti periodici di sicurezza;
• monitoraggio dei sistemi;
• protezione tramite firewall e misure di sicurezza della rete;
• registrazione degli eventi di sicurezza;
• backup periodici.
La natura e l'estensione delle misure possono essere aggiornate in conformità allo stato dell'arte della tecnologia.
12.5 Incidenti di sicurezza
Qualora siano rilevati incidenti di sicurezza rilevanti, re_wards adotterà misure adeguate per limitarne gli effetti e ripristinare il regolare funzionamento del servizio. re_wards informa il Partner alberghiero degli incidenti rilevanti per la sicurezza nei casi previsti dalla legge o dal contratto.
13. Disponibilità tecnica del servizio e livelli di assistenza
13.1 Disponibilità prevista
re_wards si prefigge una disponibilità tecnica media della Piattaforma pari al 99% per mese di calendario. Tale percentuale costituisce un obiettivo di servizio e non un livello minimo di disponibilità garantito.
13.2 Periodi esclusi dal calcolo
Ai fini del calcolo della disponibilità, non si considerano, in particolare:
• interventi di manutenzione programmata comunicati in anticipo;
• interventi di manutenzione d'emergenza;
• interruzioni dovute a fornitori terzi;
• malfunzionamenti delle connessioni Internet estranei alla sfera di controllo di re_wards;
• eventi di forza maggiore;
• attacchi ai sistemi;
• malfunzionamenti causati dal Partner alberghiero o dai suoi fornitori.
13.3 Finestre di manutenzione
Gli interventi programmati vengono effettuati, ove possibile, al di fuori dei normali orari lavorativi. re_wards informa preventivamente il Partner alberghiero degli interventi programmati, nei limiti del possibile. In casi urgenti, gli interventi possono essere eseguiti senza preavviso.
13.4 Classificazione delle anomalie
Ai fini della gestione delle segnalazioni, le anomalie sono generalmente classificate come segue:
• Priorità 1 – Critica: indisponibilità totale della Piattaforma o delle principali funzionalità essenziali.
• Priorità 2 – Alta: limitazioni significative di funzionalità essenziali.
• Priorità 3 – Media: limitazioni di singole funzionalità, con possibilità di continuare a utilizzare il servizio.
• Priorità 4 – Bassa: difetti estetici, problemi di visualizzazione o suggerimenti generali di miglioramento.
13.5 Tempi di prima risposta
re_wards si impegna a fare quanto ragionevolmente possibile per rispettare i seguenti tempi di prima risposta durante gli orari di assistenza:
• Priorità 1: entro un giorno lavorativo;
• Priorità 2: entro due giorni lavorativi;
• Priorità 3: entro cinque giorni lavorativi;
• Priorità 4: secondo la normale pianificazione dello sviluppo del prodotto.
Il tempo di risposta indica l'inizio della presa in carico della segnalazione, non la risoluzione definitiva dell'anomalia.
14. Assistenza
14.1 Servizi di assistenza
Per tutta la durata del contratto, re_wards fornisce l'assistenza standard concordata, che comprende, in particolare:
• supporto tecnico;
• analisi dei malfunzionamenti;
• supporto nell'utilizzo della Piattaforma;
• assistenza su questioni generali relative alla Piattaforma.
14.2 Canali di assistenza
L'assistenza può essere fornita, in particolare, tramite:
• e-mail;
• telefono;
• chat;
• videoconferenza.
re_wards può modificare i singoli canali di assistenza o sostituirli con modalità di comunicazione equivalenti.
14.3 Orari di assistenza
Salvo diverso accordo, l'assistenza standard è prestata nei giorni lavorativi, durante i normali orari d'ufficio. Sono esclusi i giorni festivi previsti dalla legge nel luogo in cui ha sede re_wards.
14.4 Prestazioni escluse dall'assistenza standard
L'assistenza standard non comprende, in particolare:
• sviluppi personalizzati;
• formazioni individuali;
• correzioni dei dati;
• interventi in loco;
• servizi di consulenza;
• assistenza per prodotti di terzi;
• problemi causati dal Partner alberghiero o da terzi.
Tali prestazioni possono essere oggetto di accordi separati e di specifico corrispettivo.
15. Corrispettivi e condizioni di pagamento
15.1 Corrispettivi
I corrispettivi dovuti risultano dall'offerta o dal modulo d'ordine e possono comprendere, in particolare:
• un costo una tantum per l'attivazione;
• un canone di licenza annuale;
• prestazioni aggiuntive facoltative;
• attività progettuali personalizzate.
Salvo diversa indicazione espressa, tutti i prezzi si intendono al netto dell'IVA nella misura di legge vigente.
15.2 Scadenze di pagamento
Il canone di licenza è fatturato annualmente in via anticipata per ciascun periodo contrattuale di dodici mesi; anche in caso di durata minima concordata di 24 mesi, salvo diversa previsione dell'offerta, la fatturazione è annuale anticipata. Il primo periodo di fatturazione decorre dal perfezionamento del contratto mediante sottoscrizione di entrambe le Parti. In assenza di diverso accordo, le fatture sono pagabili entro 30 giorni dalla data di emissione, senza detrazioni.
15.3 Mancato rimborso dei canoni anticipati
La disdetta ordinaria produce effetti esclusivamente alla scadenza del periodo contrattuale in corso. I canoni di licenza dovuti e già versati per tale periodo non sono, di regola, rimborsabili pro quota in caso di disdetta ordinaria. Lo stesso vale in caso di cessazione anticipata voluta dal Partner alberghiero senza una causa riconosciuta dalla legge, nei limiti in cui tale previsione sia valida secondo la normativa applicabile. Restano impregiudicati i diritti inderogabili del Cliente alla restituzione, alla riduzione del corrispettivo, al risarcimento del danno o ad altri rimedi, in particolare in caso di inadempimento imputabile a re_wards. Tale previsione non costituisce una tariffa per l'esportazione dei dati né per il passaggio ad altro fornitore.
15.4 Ritardato pagamento
In caso di ritardo nei pagamenti da parte del Partner alberghiero, si applicano le disposizioni vigenti del diritto italiano in materia di mora nelle transazioni commerciali. re_wards ha diritto di richiedere gli interessi moratori e gli ulteriori costi consentiti dalla legge.
15.5 Sospensione del servizio in caso di inadempimento
In caso di grave ritardo nel pagamento che persista nonostante un sollecito, re_wards può sospendere temporaneamente, in tutto o in parte, l'accesso alla Piattaforma, previa comunicazione al Partner alberghiero. La sospensione non esonera il Partner alberghiero dai propri obblighi di pagamento. Una volta saldati integralmente gli importi dovuti, l'accesso verrà ripristinato senza indugio.
15.6 Adeguamento dei prezzi
re_wards può modificare il corrispettivo soltanto con effetto dall'inizio di un nuovo periodo contrattuale. Le modifiche previste devono essere comunicate per iscritto, anche via e-mail, almeno 45 giorni di calendario prima della scadenza del periodo in corso, con indicazione del nuovo importo. Il Partner alberghiero può comunicare la disdetta ordinaria entro e non oltre 30 giorni di calendario prima della scadenza. Il corrispettivo aggiornato si applica soltanto al periodo successivo; restano salve le disposizioni inderogabili e gli eventuali accordi individuali sul prezzo fisso. Il canone pattuito per una durata minima vincolante non viene modificato unilateralmente durante tale periodo, salvo diverso accordo scritto.
16. Protezione dei dati personali e ruoli delle Parti
16.1 Conformità alla normativa
Le Parti si impegnano a rispettare il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), il D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche e le ulteriori norme applicabili. I ruoli privacy sono determinati, per ciascuna attività di trattamento, sulla base delle finalità e dei mezzi effettivamente stabiliti dalle Parti; le presenti condizioni non modificano la qualificazione giuridica prevista dalla legge.
16.2 Ruoli delle Parti
Il Partner alberghiero resta, in particolare, responsabile dei trattamenti eseguiti attraverso il proprio PMS, delle prenotazioni, dei soggiorni, della fatturazione, delle attività di marketing dell'Hotel e della liceità dei dati comunicati a re_wards.
In base all'attuale modello operativo, re_wards determina finalità e mezzi essenziali della gestione degli account degli Iscritti e dell'esecuzione del proprio programma fedeltà digitale. Ove tali trattamenti siano effettivamente determinati in autonomia, re_wards agisce in qualità di titolare autonomo del trattamento e rende disponibili ai membri le proprie condizioni d'uso e informative privacy.
Qualora le Parti determinino congiuntamente specifiche finalità e mezzi essenziali, prima di avviare il relativo trattamento disciplinano le rispettive responsabilità con un accordo ai sensi dell'art. 26 GDPR. Per i trattamenti effettuati da re_wards esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Partner alberghiero, le Parti concludono preventivamente un accordo ai sensi dell'art. 28 GDPR (DPA). Un DPA non sostituisce un accordo tra titolari ove necessario.
Ogni account dell'Iscritto è associato esclusivamente al programma fedeltà di uno specifico hotel e non può essere utilizzato per accedere ai programmi di altri hotel o per usufruire dei rispettivi premi. Un eventuale riconoscimento tecnico tra strutture appartenenti comprovabilmente allo stesso gruppo, senza trasferibilità dell'account, richiede una base giuridica specifica, informazioni trasparenti agli interessati e adeguate limitazioni degli accessi.
16.3 Qualificazione dei ruoli e trattamento per conto del titolare
Prima dell'avvio operativo le Parti documentano i trattamenti e le relative basi giuridiche. Il Partner alberghiero e re_wards rendono agli interessati le informazioni previste dagli artt. 13 e 14 GDPR, nei rispettivi ambiti di competenza. Le richieste di accesso, rettifica, cancellazione e gli altri diritti degli interessati sono gestiti dalla Parte competente, con reciproca collaborazione nella misura ragionevolmente necessaria.
16.4 Comunicazioni agli ospiti e finalità
La Piattaforma invia prevalentemente comunicazioni operative relative ai soggiorni, agli account, ai punti e ai premi, secondo la configurazione definita dal Partner alberghiero. Le comunicazioni promozionali, la promozione mirata di servizi e l'eventuale profilazione basata sugli interessi devono essere valutate separatamente e sono consentite soltanto in presenza dell'idonea base giuridica, dell'informativa e, ove necessario, del consenso. La semplice qualificazione di un messaggio come «comunicazione di servizio» non esonera da tale verifica.
16.5 Limitazione della conservazione
I dati personali sono conservati solo per il periodo necessario alle finalità documentate, fatti salvi gli obblighi legali di conservazione e le esigenze di tutela dei diritti. Gli account attivi possono essere mantenuti per la durata dell'iscrizione e dei diritti ancora validi. Per gli account stabilmente inattivi, al più tardi dopo 24 mesi senza attività rilevanti viene verificata la necessità di ulteriore conservazione; in assenza di punti validi, diritti o altre basi giuridiche, i dati non più necessari sono cancellati o resi effettivamente anonimi. È esclusa la conservazione indiscriminata senza finalità. Per marketing e profilazione sono stabiliti separati periodi di conservazione, eventualmente più brevi. Le procedure tecniche di cancellazione e i cicli di backup devono essere documentati prima dell'entrata in funzione.
16.6 Sub-responsabili del trattamento
Per la gestione tecnica della Piattaforma, re_wards utilizza in particolare DigitalOcean per l'infrastruttura/hosting e Mailjet per l'invio delle e-mail. Il sito internet può essere gestito separatamente con Webflow; l'eventuale uso di Google Analytics deve essere valutato in base all'effettivo ambito di utilizzo e alle disposizioni applicabili sul consenso. Il ruolo privacy dei fornitori, le località effettive di trattamento e gli eventuali trasferimenti internazionali sono descritti nella documentazione privacy e, quando applicabile, nel DPA e nell'elenco dei sub-responsabili. La denominazione del fornitore non equivale a una garanzia di localizzazione esclusiva dei dati nell'UE.
16.7 Trasferimenti internazionali di dati
Qualora i dati personali siano trattati al di fuori dello Spazio economico europeo, il trattamento avviene esclusivamente nel rispetto dei requisiti di legge. A tal fine, possono essere utilizzate, in particolare, decisioni di adeguatezza della Commissione europea o clausole contrattuali standard.
16.8 Sicurezza del trattamento
re_wards si impegna ad adottare misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 del GDPR. Tali misure sono riesaminate periodicamente e aggiornate in conformità all'evoluzione tecnologica.
17. Riservatezza
17.1 Informazioni riservate
Entrambe le Parti si impegnano a mantenere strettamente riservate tutte le informazioni confidenziali dell'altra Parte. Sono considerate riservate, in particolare:
• segreti commerciali e aziendali;
• accordi sui prezzi;
• informazioni tecniche;
• codici sorgente;
• documentazione;
• strategie aziendali;
• elenchi dei clienti;
• informazioni finanziarie;
• misure e piani di sicurezza;
• ulteriori informazioni non pubblicamente disponibili.
17.2 Eccezioni
L'obbligo di riservatezza non si applica alle informazioni:
• già di pubblico dominio o successivamente divenute pubbliche;
• già legittimamente conosciute dalla Parte ricevente;
• legittimamente divulgate da terzi;
• la cui comunicazione sia obbligatoria per legge.
17.3 Durata dell'obbligo
L'obbligo di riservatezza rimane in vigore per tutta la durata del contratto e per i cinque anni successivi alla sua cessazione. Restano fermi gli ulteriori obblighi di segretezza previsti dalla legge.
18. Durata del contratto
18.1 Decorrenza
Il periodo contrattuale a pagamento decorre dalla data di sottoscrizione, o accettazione elettronica giuridicamente valida, dell'offerta da parte di entrambe le Parti.
18.2 Durata minima
Salvo diversa espressa indicazione nell'offerta, la durata minima del contratto è di dodici mesi. L'offerta può prevedere una durata minima di 24 mesi o un diverso periodo.
18.3 Rinnovo tacito
Alla scadenza del periodo minimo concordato, il contratto si rinnova tacitamente per successivi periodi di dodici mesi ciascuno, salvo tempestiva disdetta. Si applicano le disposizioni del diritto italiano relative alla specifica approvazione di tale clausola.
18.4 Termine di disdetta
Ciascuna Parte può comunicare la disdetta ordinaria con un preavviso di almeno 30 giorni di calendario rispetto alla scadenza del periodo contrattuale in corso. Ai fini del termine rileva la ricezione della comunicazione. La disdetta deve essere effettuata per iscritto o con modalità elettroniche giuridicamente valide. Restano fermi i diritti inderogabili di cessazione anticipata e i diritti previsti dalla normativa sul passaggio ad altri fornitori.
19. Risoluzione per inadempimento e cessazione anticipata
19.1 Grave inadempimento e risoluzione
Restano fermi i rimedi previsti dagli artt. 1453 e seguenti del Codice civile per il grave inadempimento e le altre ipotesi di cessazione anticipata consentite dalla legge. In caso di inadempimento grave ma rimediabile, la Parte interessata concede di regola un congruo termine per adempiere mediante comunicazione scritta; qualora si ricorra alla diffida ad adempiere di cui all'art. 1454 c.c., il termine è normalmente di almeno 15 giorni, salvo le eccezioni ammesse dalla legge. Possono assumere rilievo, tra l'altro, gravi violazioni della normativa privacy oppure violazioni rilevanti e persistenti degli obblighi contrattuali essenziali. Sono fatti salvi i limiti previsti dalla normativa concorsuale.
19.2 Sospensione temporanea delle prestazioni
Nei casi previsti dal contratto e dalla legge e nel rispetto del principio di proporzionalità, re_wards può sospendere temporaneamente singole prestazioni anziché procedere subito alla risoluzione del contratto, senza pregiudizio dei rimedi inderogabili del Cliente.
20. Cessazione del contratto ed esportazione dei dati
20.1 Accesso ai dati dopo la cessazione
Il Partner alberghiero può richiedere il passaggio a un altro fornitore di un servizio di trattamento dei dati della stessa tipologia o il trasferimento dei dati esportabili verso una propria infrastruttura. Ove si applichi il capo VI del Regolamento (UE) 2023/2854 (Data Act), valgono le relative disposizioni inderogabili. Il termine di preavviso per avviare il passaggio non supera due mesi. Durante il periodo transitorio, di regola non superiore a 30 giorni di calendario, il servizio è mantenuto nei limiti previsti dalla normativa. Restano salve le eccezioni e le facoltà di proroga riconosciute al Cliente dalla legge.
20.2 Esportazione dei dati
re_wards esegue, senza costi aggiuntivi di esportazione o di passaggio ad altro fornitore, l'esportazione dei dati del Cliente esportabili e riferibili al relativo programma alberghiero e li rende disponibili in formato CSV, strutturato, di uso comune e leggibile meccanicamente. Il processo di esportazione viene effettuato, nell'ambito della procedura di passaggio applicabile, di regola entro 30 giorni di calendario dall'inizio del periodo transitorio, fatti salvi le eccezioni di legge e i diritti del Cliente.
I dati esportabili comprendono, se esistenti nel singolo programma ed esportabili, in particolare indirizzi e-mail, identificativi degli Iscritti, saldi punti, livelli di status, eventuali preferenze raccolte per l'Hotel e gli ulteriori dati di input/output esportabili, inclusi i metadati pertinenti, generati direttamente o indirettamente con l'utilizzo del servizio. Prima dell'entrata in funzione è pubblicato un elenco verificato delle categorie, strutture e formati di tutti i dati esportabili e delle eventuali esclusioni consentite dalla legge, richiamato nell'offerta o in un allegato contrattuale.
Non è dovuta la consegna di codice sorgente, algoritmi protetti o altre informazioni legittimamente escluse dalla normativa. Eventuali sviluppi, integrazioni o elaborazioni personalizzate che eccedano gli obblighi legali di passaggio richiedono uno specifico accordo e possono essere fatturati esclusivamente nei limiti consentiti dalla legge e previa pattuizione.
20.3 Cancellazione
I dati esportabili messi a disposizione restano recuperabili dal Partner alberghiero per almeno 30 giorni di calendario dalla conclusione del periodo transitorio concordato. Decorso il periodo minimo di recupero previsto dalla legge o il diverso termine validamente pattuito, i dati esportabili relativi al rapporto cessato sono cancellati secondo la normativa applicabile, salvi gli obblighi legali di conservazione. Gli eventuali dati personali necessari a un account legittimamente mantenuto per altri hotel del medesimo gruppo sono trattati soltanto in presenza dell'idonea base giuridica e con adeguata segregazione. Le copie di sicurezza vengono eliminate secondo un ciclo di cancellazione dei backup documentato. È esclusa la conservazione indefinita dei dati personali per un'ipotetica futura riattivazione.
20.4 Obblighi che sopravvivono alla cessazione
Le disposizioni in materia di protezione dei dati personali, riservatezza, proprietà intellettuale, responsabilità e ogni altra clausola destinata, per sua natura, a produrre effetti anche dopo la cessazione del contratto rimangono efficaci.
21. Garanzie e difformità del servizio
21.1 Disposizioni generali
re_wards garantisce che, per tutta la durata del contratto, la Piattaforma venga messa a disposizione in modo sostanzialmente conforme alla descrizione delle prestazioni contrattualmente concordate. Considerata la complessità dei moderni sistemi software, non può tuttavia essere garantito un funzionamento costantemente privo di errori o interruzioni.
21.2 Segnalazione dei difetti
Il Partner alberghiero è tenuto a segnalare a re_wards, senza ingiustificato ritardo e per iscritto, i difetti rilevati. La segnalazione dovrebbe contenere una descrizione quanto più precisa possibile del problema e delle relative conseguenze.
21.3 Interventi correttivi
In presenza di difetti fondatamente segnalati, re_wards provvede, entro un termine ragionevole e a propria scelta, a:
• eliminare il difetto;
• predisporre una soluzione alternativa temporanea (workaround); oppure
• proporre una soluzione sostitutiva equivalente.
Sono consentiti più tentativi di correzione, purché ciò sia ragionevolmente esigibile dal Partner alberghiero.
21.4 Esclusioni della garanzia
La garanzia non si applica, in particolare, ai difetti o alle limitazioni causati da:
• utilizzo improprio della Piattaforma;
• modifiche effettuate dal Partner alberghiero o da terzi;
• software o hardware non supportati;
• interruzioni dei servizi di fornitori terzi;
• problemi della connessione Internet;
• forza maggiore;
• errori di utilizzo;
• interfacce o integrazioni non autorizzate.
21.5 Funzionalità beta
re_wards può rendere disponibili al Partner alberghiero funzionalità nuove o sperimentali («funzionalità beta»). Tali funzionalità sono destinate esclusivamente a finalità di prova e possono essere modificate, limitate o dismesse in qualsiasi momento. Per esse non si applicano caratteristiche garantite né livelli di servizio assicurati.
22. Responsabilità
22.1 Responsabilità illimitata
La responsabilità di re_wards non è esclusa né limitata in caso di dolo o colpa grave. Restano inoltre salve la responsabilità per danni alla vita, all'integrità fisica o alla salute e ogni ulteriore responsabilità inderogabile prevista dal diritto italiano, in particolare dall'art. 1229 del Codice civile.
22.2 Obblighi contrattuali essenziali
In caso di violazione per colpa lieve di obblighi contrattuali essenziali, re_wards risponde esclusivamente dei danni tipici e prevedibili in relazione al contratto. Sono essenziali gli obblighi il cui adempimento rende possibile la regolare esecuzione del contratto.
22.3 Limite massimo di responsabilità
Nei soli casi di colpa lieve e nella misura consentita dalla legge, la responsabilità contrattuale di re_wards è limitata all'ammontare netto effettivamente versato dal Partner alberghiero nei dodici mesi precedenti il fatto dannoso oppure, se il contratto ha avuto durata inferiore, al netto dei corrispettivi versati fino a quel momento. Il limite non si applica alla responsabilità inderogabile e non opera ove comporti una limitazione incompatibile con la funzione essenziale del contratto.
22.4 Danni indiretti
Nei limiti consentiti dalla legge, re_wards non risponde di:
• mancato guadagno;
• danni indiretti;
• danni consequenziali;
• interruzioni dell'attività produttiva;
• perdite di fatturato;
• danni reputazionali;
• perdita di opportunità commerciali;
• perdita di dati che avrebbe potuto essere evitata mediante adeguati backup.
22.5 Fornitori terzi
re_wards non assume responsabilità per prestazioni autonome di fornitori di PMS, connettività o altri soggetti scelti e contrattualizzati direttamente dal Partner alberghiero, salvo che il danno sia riconducibile a un inadempimento imputabile a re_wards. Il ricorso da parte di re_wards a propri fornitori di hosting, cloud, comunicazione o altri ausiliari non esclude gli obblighi contrattuali e privacy che rimangono a suo carico secondo la normativa applicabile.
22.6 Concorso di colpa
L'eventuale concorso di colpa del Partner alberghiero deve essere adeguatamente considerato nella determinazione del risarcimento dei danni.
23. Forza maggiore
23.1 Eventi di forza maggiore
Nessuna Parte risponde dell'inadempimento o del ritardo nell'adempimento dei propri obblighi contrattuali nella misura in cui ciò sia dovuto a eventi di forza maggiore. Tra questi rientrano, in particolare:
• calamità naturali;
• alluvioni;
• terremoti;
• pandemie;
• epidemie;
• guerre;
• attentati terroristici;
• disordini civili;
• scioperi al di fuori della sfera di controllo delle Parti;
• provvedimenti delle autorità;
• interruzioni dell'alimentazione elettrica;
• attacchi informatici;
• interruzioni di infrastrutture essenziali di telecomunicazione o cloud.
23.2 Obbligo di informazione
La Parte interessata informa senza indugio l'altra Parte dell'inizio dell'evento e della sua durata presumibile.
23.3 Prosecuzione del rapporto contrattuale
Le Parti si impegnano a limitare per quanto possibile gli effetti dell'evento. Qualora l'evento si protragga per oltre tre mesi, entrambe le Parti possono recedere anticipatamente dal contratto per giusta causa.
24. Modifiche della Piattaforma
24.1 Sviluppo continuo
re_wards sviluppa costantemente la Piattaforma. Gli sviluppi possono comprendere, in particolare:
• nuove funzionalità;
• miglioramenti della sicurezza;
• ottimizzazioni;
• modifiche al design;
• aggiornamenti tecnologici;
• nuove interfacce.
24.2 Modifiche delle funzionalità esistenti
re_wards può modificare le funzionalità esistenti qualora:
• ne venga migliorato il funzionamento;
• ciò sia necessario per rispettare obblighi di legge;
• sussistano esigenze di sicurezza; oppure
• le modifiche siano ragionevolmente accettabili per il Partner alberghiero.
24.3 Dismissione di singole funzionalità
Singole funzionalità possono essere dismesse, purché le funzionalità contrattuali essenziali rimangano complessivamente disponibili. re_wards ne informerà il Partner alberghiero tempestivamente, ove possibile.
25. Modifiche delle presenti Condizioni generali di contratto
25.1 Facoltà di modifica
re_wards può modificare le presenti Condizioni generali di contratto con efficacia per il futuro, qualora sussista un giustificato motivo. Costituiscono, in particolare, giustificato motivo:
• modifiche legislative;
• mutamenti degli orientamenti giurisprudenziali;
• evoluzioni tecnologiche;
• modifiche della Piattaforma o dell'ambito delle prestazioni;
• esigenze di sicurezza;
• modifiche organizzative;
• altre circostanze che rendano necessario adeguare le presenti Condizioni generali di contratto.
25.2 Comunicazione delle modifiche
Le modifiche delle presenti Condizioni generali di contratto vengono comunicate per iscritto, anche via e-mail, almeno 45 giorni di calendario prima dell'inizio del successivo periodo contrattuale. Restano salve le modifiche rese necessarie con decorrenza anticipata da norme inderogabili. Le modifiche peggiorative che richiedono una specifica accettazione sono efficaci soltanto ove validamente approvate.
25.3 Entrata in vigore delle modifiche
Salvo diversa disposizione di legge, le modifiche si applicano a decorrere dall'inizio del successivo periodo contrattuale.
26. Disposizioni finali
26.1 Legge applicabile
Il contratto è disciplinato esclusivamente dalla legge della Repubblica italiana, con esclusione della Convenzione delle Nazioni Unite sui contratti di vendita internazionale di beni mobili (CISG).
26.2 Foro esclusivo
Nei limiti consentiti dalla legge, per tutte le controversie derivanti dal contratto o a esso connesse è competente in via esclusiva il Foro di Bolzano (Italia).
26.3 Cessione
Il Partner alberghiero non può cedere a terzi i diritti o gli obblighi derivanti dal contratto senza il previo consenso scritto di re_wards. Restano fermi gli eventuali divieti di cessione previsti dalla legge.
26.4 Compensazione
Il Partner alberghiero può opporre in compensazione propri crediti o esercitare il diritto di ritenzione soltanto se i relativi controcrediti sono stati accertati con provvedimento giudiziale passato in giudicato oppure espressamente riconosciuti da re_wards.
26.5 Clausola di salvaguardia
Qualora una disposizione delle presenti Condizioni generali di contratto risulti o divenga, in tutto o in parte, nulla, inefficace o inapplicabile, ciò non pregiudica la validità delle restanti disposizioni. Le Parti si impegnano a sostituire la disposizione invalida o inapplicabile con una disposizione valida che realizzi, per quanto possibile, la finalità economica della disposizione originaria. Lo stesso vale in caso di eventuali lacune contrattuali.
26.6 Ordine di prevalenza dei documenti contrattuali
Si applica l'ordine di prevalenza stabilito nella sezione «Ambito di applicazione – Documenti contrattuali». Gli accordi individuali sono inclusi nell'offerta o separatamente concordati per iscritto. Gli accordi in materia di protezione dei dati prevalgono limitatamente al proprio oggetto, fatti salvi gli obblighi inderogabili di legge.
26.7 Forma scritta e comunicazioni elettroniche
Salvo diversa disposizione delle presenti Condizioni generali di contratto, per le comunicazioni contrattuali è sufficiente la forma scritta, anche mediante e-mail o servizi di firma elettronica riconosciuti, nei limiti consentiti dalla legge.
26.8 Accordo integrale
L'offerta accettata, compresi gli accordi individuali ivi contenuti, le presenti Condizioni generali di contratto e gli eventuali accordi separati in materia di protezione dei dati personali costituiscono l'intero accordo tra le Parti. Eventuali intese aggiuntive sono vincolanti soltanto se concluse nella forma concordata.